Heerst er in jouw bedrijf een licht gespannen eersteschooldaggevoel, nu er een nieuwe collega start? Besteed zeker de nodige aandacht aan de onboarding van deze medewerker. Dat bevordert zowel haar of zijn motivatie voor de job als de veiligheid van je onderneming.
Wanneer nieuwe mensen je team vervoegen, is je onderneming extra kwetsbaar. Enerzijds groeit het risico op bedrijfsongevallen en fouten, omdat de nieuwe collega de toestellen of technieken nog niet volledig onder de knie heeft. Anderzijds moet je waakzaam zijn voor digitale schade, want ook op dat vlak kent de nieuweling nog niet alle afspraken en werkwijzen.
5 tips voor een efficiënte en veilige onboarding
1. Preboarding: praktische info neemt stress weg
De onboarding start niet op de eerste werkdag, maar zodra je nieuwe medewerker het contract ondertekent. Neem stress voor de opstart weg door tijdig de praktische informatie door te spelen: waar verwacht je je nieuwe collega precies, waar kan die parkeren, bij wie moet die zich aanmelden?
2. Fysieke veiligheid van nieuwe medewerkers
Bij maar liefst 1 op de 3 Belgische arbeidsplaatsongevallen – ongevallen tijdens het werk, niet op de weg ernaartoe – zijn werknemers met minder dan een jaar beroepservaring betrokken. Dat stelt Fedris, het federaal agentschap voor beroepsrisico’s vast.
Gebruikt je nieuwe medewerker gevaarlijke producten of machines? Informeer die onmiddellijk over de specifieke risico’s daarvan. Zorg dat de vereiste persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s) klaarliggen en maak duidelijk welke ergonomische richtlijnen, eerstehulpinstructies en noodprocedures gelden.
Uiteraard laat je de preventieadviseur snel de nodige verdere opleidingen en veiligheidscursussen organiseren. Zo maak je komaf met het vergrote risico op arbeidsongevallen dat onervaren medewerkers lopen.
3. Cybersecurity: IT-middelen klaar op dag 1
Een recent onderzoek toont dat een nieuwe medewerker 44% meer kans heeft om in een phishing-val te trappen dan een medewerker die al langer in je team meedraait. Dat komt omdat een nieuw teamlid meteen sterk werk wil leveren én omdat werkgevers vaak niet direct de tools bieden om dat helemaal veilig te doen. Cybercriminelen weten dit ook en richten hun pijlen actief op pas gestarte bedrijfsmedewerkers.
Zorg er dus voor dat alle IT-middelen op de eerste werkdag helemaal klaar voor actie zijn. Dan hoeft je nieuwe medewerker de veiligheidsprotocollen niet om praktische redenen te omzeilen. Zet de computer geïnstalleerd klaar, maak persoonlijke inloggegevens aan, activeer de e-mailaccount en stel multi-factor authenticatie in.
Geef al op de eerste werkdag een introductie over de belangrijkste digitale en online risico's binnen de organisatie. Leg uit hoe de (interne en externe) communicatie en de betalingsprocedures normaal verlopen, en hoe jullie omgaan met verdachte berichten. Plan ook meteen een vervolgtraining over cybersecurity in.
4. Buddy verlaagt de drempel voor vragen
Koppel je de nieuwkomer op de eerste dag aan een ervaren collega (een 'peter' of 'meter'), dan versnel je zijn of haar integratie op een natuurlijke manier. Zo’n buddy zal de nieuwe medewerker snel wegwijs maken in de bedrijfscultuur en de ongeschreven regels. Ook verlaag je met een buddy de drempel om onduidelijkheden aan te kaarten en voorkom je dat je nieuwste teamlid fouten maakt uit onwetendheid of verlegenheid.
5. Feedbackmomenten inplannen
Geef een nieuwe medewerker voldoende tijd om te integreren in het bedrijf. Afhankelijk van de functie kan je ervan uitgaan dat die daarvoor 3 tot 6 maanden nodig heeft. Plan regelmatige momenten in waarop je polst hoe alles loopt: heeft de medewerker alles wat nodig is om de job goed uit te voeren? En hoe voelt die zich in het team? Neem feedback ter harte zodat de medewerker zich vanaf de eerste weken en maanden gewaardeerd voelt. Dat is dé basis voor een lange, gezonde samenwerking.
Nieuwe aanwerving? Dit zijn je verplichtingen als werkgever
Wanneer je als werkgever nieuwe mensen aanwerft, moet je in België aan deze verplichtingen voldoen:
De welzijnswetgeving eist dat je een gestructureerd onthaal- en begeleidingsbeleid hebt en elke werknemer correct informeert over de arbeidsvoorwaarden, de organisatiestructuur en de specifieke risico's op de werkplek.
Zodra je één medewerker (of stagiair) hebt, moet je je wettelijk verzekeren voor arbeidsongevallen.
Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid is niet door de wetgever verplicht, maar wij raden je toch sterk aan er een af te sluiten. Wanneer je medewerker tijdens het werk onopzettelijk schade toebrengt aan derden of hun eigendom (bv. een klant of leverancier), ben jij daar als werkgever burgerlijk aansprakelijk voor. Een robuuste BA-verzekering dekt dit risico af.
Hulp bij risicomanagement
Als jouw verzekeringsagent staan wij graag naast je. Samen schatten we de risico’s in die een groeiende onderneming met zich meebrengt. We kennen je bedrijf en kunnen bepalen welke voorzorgen (of verzekeringen) je het best neemt, rekening houdend met de reële situatie op de werkvloer. Altijd met het oog op de continuïteit van je zaak.
We luisteren naar de groeiplannen voor je bedrijf en denken mee over de beste aanpak om duurzaam te groeien.
